O ciclo de vida do contrato começa quando um novo acordo é necessário. Seja uma parceria com um fornecedor, um contrato de trabalho ou um contrato com um cliente, identificar a necessidade e iniciar o processo adequadamente é crucial. Essa etapa geralmente envolve a coleta de detalhes relevantes, como objetivos do contrato, considerações legais e aprovações das partes interessadas, antes do início do processo de elaboração.
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Como o software CLM oferece suporte à iniciação de contratos de PJ: O software CLM permite que as organizações criem fluxos de trabalho estruturados para iniciar solicitações de contrato com uma variedade de interfaces de iniciação de contrato, todas projetadas para facilitar a solicitação de um novo contrato por meio de um formulário, em vez de um e-mail. Por exemplo, uma equipe de compras pode enviar uma solicitação de contrato de fornecedor usando um formulário digital padronizado, que então aciona fluxos de trabalho automatizados que encaminham a solicitação às partes apropriadas para aprovação. Isso garante que todas as partes interessadas sejam notificadas e envolvidas desde o início, reduzindo atrasos e aumentando a responsabilização.
Elaboração do contrato – Concluída a fase de iniciação, a próxima etapa é a elaboração do contrato propriamente dito. A fase de elaboração envolve a elaboração de um documento que descreva claramente todos os principais termos e obrigações, incluindo cronogramas de pagamento, entregas e prazos. Do lado da compra, os profissionais de compras também devem gerenciar o recebimento e a integração de contratos de PJ externos. Isso envolve o carregamento desses contratos de PJ no sistema, garantindo que estejam alinhados às políticas internas e negociando quaisquer alterações necessárias. Sem as ferramentas certas, esse processo pode ser igualmente trabalhoso e propenso a erros, destacando a importância de um sistema de CLM robusto tanto para a elaboração quanto para o gerenciamento de contratos de PJ externos.